POLITYKA PRYWATNOŚCI I RODO

obowiązująca od dnia 1 wrzesnia 2026r.

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych osób korzystających ze sklepu internetowego działającego pod adresem www.polejmi.pl, w tym Klientów dokonujących zakupów perfum, odlewek perfum oraz innych produktów oferowanych w Sklepie.

Polityka określa również zasady korzystania z plików cookies oraz zasady przetwarzania danych w związku z newsletterem.

§ 1. Administrator danych osobowych

  1. Administratorem danych osobowych jest:

Polejmi.pl Hanna Kwiatkowska 

adres: Aleja Grunwaldzka, nr 67 lok. 2, 80-241 Gdańsk 
NIP: 5841475537

REGON: 222000910
e-mail: kontakt@polejmi.pl
telefon: 888039119

zwany dalej „Administratorem”.

  1. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”).
  2. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz wykonywania praw wynikających z RODO można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail kontakt@polejmi.pl lub pisemnie na adres Administratora.

§ 2. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania ze Sklepu Administrator może przetwarzać w szczególności:

  • imię i nazwisko,
  • adres dostawy,
  • adres rozliczeniowy,
  • adres e-mail,
  • numer telefonu,
  • dane dotyczące zamówienia,
  • informacje dotyczące wybranej metody płatności,
  • dane niezbędne do wystawienia faktury, w tym nazwę firmy, adres i NIP,
  • historię zakupów,
  • dane dotyczące reklamacji i zwrotów,
  • treść korespondencji z Klientem,
  • dane związane z kontem Klienta, jeżeli Sklep umożliwia utworzenie konta,
  • adres IP,
  • informacje dotyczące urządzenia i przeglądarki,
  • dane związane z korzystaniem ze strony internetowej,
  • adres e-mail i informacje dotyczące zgody na newsletter.

Administrator przetwarza dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów.

§ 3. Cele i podstawy przetwarzania danych

1. Realizacja zamówienia

Dane Klienta przetwarzane są w celu przyjęcia i realizacji zamówienia, zawarcia oraz wykonania umowy sprzedaży, przygotowania Towarów, obsługi płatności, dostawy oraz kontaktu dotyczącego zamówienia.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

2. Obsługa reklamacji, zwrotów i odstąpienia od umowy

Dane mogą być przetwarzane w celu realizacji praw Klienta związanych z umową, w tym obsługi reklamacji, zwrotów oraz odstąpienia od umowy.

Podstawą przetwarzania jest – zależnie od konkretnej sytuacji – wykonanie umowy, realizacja obowiązku prawnego lub prawnie uzasadniony interes Administratora.

3. Obowiązki księgowe i podatkowe

Dane zawarte na fakturach i innych dokumentach księgowych są przetwarzane w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

4. Kontakt z Klientem

Dane przekazane podczas kontaktu telefonicznego, e-mailowego lub za pośrednictwem formularza na stronie mogą być przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi oraz prowadzenia korespondencji.

Podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO, zależnie od charakteru kontaktu.

5. Dochodzenie i obrona przed roszczeniami

Dane mogą być przechowywane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora.

NEWSLETTER

§ 4. Newsletter i marketing elektroniczny

  1. Klient lub inny użytkownik Sklepu może dobrowolnie zapisać się do newslettera.
  2. W ramach newslettera Administrator może przesyłać informacje dotyczące w szczególności:
  • nowych perfum i odlewek,
  • nowych produktów w ofercie,
  • promocji i obniżek cen,
  • kodów rabatowych,
  • ponownej dostępności produktów,
  • ofert specjalnych,
  • informacji i materiałów związanych z działalnością Sklepu.
  1. Zapisanie się do newslettera jest całkowicie dobrowolne i nie jest warunkiem dokonania zakupu w Sklepie.
  2. W celu zapisania się do newslettera użytkownik podaje co najmniej adres e-mail oraz wyraża odpowiednią zgodę, jeżeli jest ona wymagana przez obowiązujące przepisy.
  3. Dane związane z newsletterem mogą obejmować:
  • adres e-mail,
  • datę zapisania się do newslettera,
  • informacje dotyczące udzielenia lub wycofania zgody,
  • dane techniczne służące udokumentowaniu zgody – jeżeli są gromadzone przez stosowany system.
  1. Użytkownik może w każdej chwili zrezygnować z newslettera, korzystając z linku rezygnacji znajdującego się w wiadomości lub kontaktując się z Administratorem.
  2. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań dokonanych przed jej wycofaniem.
  3. Dane wykorzystywane do wysyłki newslettera są przetwarzane do czasu rezygnacji z newslettera, wycofania odpowiedniej zgody lub ustania podstawy prawnej przetwarzania. Informacje niezbędne do wykazania faktu udzielenia lub wycofania zgody mogą być następnie przechowywane przez okres uzasadniony koniecznością wykazania zgodności działań Administratora z prawem.

PŁATNOŚCI 

§ 5. Obsługa płatności

  1. Sklep umożliwia dokonywanie płatności elektronicznych obsługiwanych przez serwis Paynow. Nazwa: mElements S.A. Adres: ul. Prosta 18, 00-850 Warszawa E-mail: contact@melements.pl Inspektor Ochrony Danych: iod@melements.pl
  2. W przypadku wybrania płatności elektronicznej dane niezbędne do przeprowadzenia transakcji mogą zostać przekazane operatorowi płatności w zakresie wymaganym do obsługi wybranej metody płatności.
  3. Operator płatności może przetwarzać określone dane jako odrębny administrator zgodnie z własnymi zasadami przetwarzania danych.
  4. Administrator Sklepu nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych Klientów, jeżeli są one podawane bezpośrednio w systemie operatora płatności.
  5. Szczegółowe informacje dotyczące sposobu przetwarzania danych przez operatora płatności są dostępne w jego dokumentacji dotyczącej ochrony danych osobowych.

DOSTAWA INPOST

§ 6. Dostawa zamówień

  1. W celu realizacji dostawy Administrator może przekazywać dane Klienta InPost.
  2. Przekazywane dane mogą obejmować w szczególności:
  • imię i nazwisko,
  • numer telefonu,
  • adres e-mail,
  • adres dostawy,
  • dane wybranego Paczkomatu lub punktu odbioru,
  • informacje niezbędne do identyfikacji i obsługi przesyłki.
  1. Dane przekazywane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do nadania, obsługi i doręczenia przesyłki.
  2. InPost może przetwarzać otrzymane dane jako odrębny administrator w zakresie wynikającym ze świadczonych przez niego usług i obowiązujących przepisów.

§ 7. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu Sklepu, w szczególności:

  • Serwis Paynow , mElements S.A. – w zakresie obsługi płatności,
  • InPost – w zakresie dostawy zamówień,
  • dostawcy hostingu i infrastruktury serwerowej,
  • podmiotom odpowiedzialnym za utrzymanie i obsługę techniczną autorskiej platformy Sklepu,
  • dostawcy systemu newsletterowego, jeżeli wykorzystywany jest zewnętrzny system,
  • biuru rachunkowemu lub dostawcy systemu księgowego,
  • dostawcy poczty elektronicznej,
  • podmiotom świadczącym usługi IT,
  • organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Dane są udostępniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu.

§ 8. Okres przechowywania danych

  1. Dane dotyczące zamówień przechowywane są przez okres niezbędny do wykonania umowy, a następnie przez okres wynikający z obowiązujących przepisów oraz terminów przedawnienia roszczeń.
  2. Dokumentacja podatkowa i księgowa jest przechowywana przez okres wymagany przepisami.
  3. Dane związane z reklamacjami i zwrotami przechowywane są przez okres potrzebny do ich obsługi oraz zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.
  4. Dane związane z newsletterem przetwarzane są do czasu rezygnacji lub wycofania odpowiedniej zgody, z zastrzeżeniem możliwości zachowania informacji niezbędnych do wykazania prawidłowości wcześniejszego przetwarzania.

PRAWA KLIENTA – RODO

§ 9. Prawa osoby, której dane dotyczą

W przypadkach przewidzianych przez RODO użytkownikowi przysługuje prawo do:

  • dostępu do swoich danych osobowych,
  • otrzymania kopii danych,
  • sprostowania nieprawidłowych danych,
  • uzupełnienia danych,
  • żądania usunięcia danych,
  • ograniczenia przetwarzania,
  • przenoszenia danych,
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
  • wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody.

W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem kontakt@polejmi.pl

§ 10. Prawo wniesienia skargi

Osoba, która uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, może wnieść skargę do organu nadzorczego.

W Polsce organem nadzorczym jest:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

§ 11. Dobrowolność podania danych

  1. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak podanie danych oznaczonych jako niezbędne do realizacji zamówienia jest konieczne do zawarcia i wykonania umowy sprzedaży.
  2. Brak podania wymaganych danych może uniemożliwić realizację zamówienia.
  3. Podanie adresu e-mail w celu otrzymywania newslettera jest dobrowolne i nie jest warunkiem dokonania zakupu.

COOKIES

§ 12. Pliki cookies

  1. Sklep korzysta lub może korzystać z plików cookies oraz podobnych technologii.
  2. Cookies mogą być wykorzystywane w szczególności w celu:
  • zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Sklepu,
  • obsługi koszyka,
  • obsługi procesu składania zamówienia,
  • utrzymania sesji użytkownika,
  • zapewnienia bezpieczeństwa,
  • zapamiętywania ustawień użytkownika,
  • prowadzenia statystyk – jeżeli wykorzystywane są odpowiednie narzędzia,
  • prowadzenia działań marketingowych – jeżeli wykorzystywane są odpowiednie narzędzia i uzyskano wymaganą zgodę.
  1. Cookies niezbędne mogą być stosowane w zakresie dopuszczonym przez przepisy bez uzyskiwania zgody użytkownika.
  2. Cookies analityczne, reklamowe i inne technologie niewymagane do prawidłowego działania Sklepu powinny być uruchamiane po uzyskaniu zgody użytkownika, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów.
  3. Użytkownik powinien mieć możliwość dokonania wyboru dotyczącego cookies innych niż niezbędne oraz późniejszej zmiany swoich ustawień.

§ 13. Autorska platforma sklepu

  1. Sklep działa w oparciu o autorskie rozwiązanie informatyczne.
  2. Dane mogą być przetwarzane przez podmioty zapewniające hosting, serwery, utrzymanie infrastruktury oraz obsługę techniczną Sklepu.
  3. Dostęp takich podmiotów do danych powinien być ograniczony do zakresu niezbędnego do realizacji świadczonych usług.
  4. Jeżeli podmiot techniczny przetwarza dane osobowe w imieniu Administratora, przetwarzanie powinno odbywać się na podstawie odpowiedniej umowy powierzenia przetwarzania danych.

§ 14. Przekazywanie danych poza EOG

Jeżeli w związku z wykorzystywaniem określonych usług dane osobowe są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, Administrator zapewnia odpowiednią podstawę prawną transferu oraz wymagane zabezpieczenia zgodnie z RODO.

Informacja ta powinna być odpowiednio dostosowana, jeżeli Sklep korzysta z dostawców usług, których infrastruktura znajduje się poza EOG.

§ 15. Bezpieczeństwo danych

  1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych osobowych.
  2. Środki te mają na celu w szczególności zabezpieczenie danych przed:
  • dostępem osób nieuprawnionych,
  • nieuprawnionym ujawnieniem,
  • utratą,
  • zmianą,
  • zniszczeniem.
  1. Dostęp do danych posiadają wyłącznie osoby i podmioty, dla których jest on niezbędny do wykonywania powierzonych zadań.

§ 16. Zmiany Polityki Prywatności

  1. Polityka może zostać zmieniona w przypadku zmiany przepisów prawa, funkcjonalności Sklepu, sposobów płatności i dostawy lub wdrożenia nowych usług i technologii.
  2. Aktualna wersja Polityki jest dostępna na stronie internetowej Sklepu.
  3. Polityka obowiązuje od dnia 1 września 2026r

KLAUZULA INFORMACYJNA RODO DLA KLIENTA

Administratorem Twoich danych osobowych jest 

Polejmi.pl Hanna Kwiatkowska 

adres: Aleja Grunwaldzka, nr 67 lok. 2, 80-241 Gdańsk 

NIP: 5841475537

Twoje dane przetwarzamy przede wszystkim w celu zawarcia i realizacji umowy sprzedaży, obsługi płatności, dostawy, reklamacji i zwrotów, realizacji obowiązków podatkowych i księgowych oraz zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

W przypadku zapisania się do newslettera Twój adres e-mail będzie wykorzystywany również do przesyłania informacji marketingowych dotyczących Sklepu. Z newslettera możesz zrezygnować w dowolnym momencie.

Dane niezbędne do realizacji płatności mogą być przekazywane do serwisu Paynow , mElements S.A. a dane potrzebne do realizacji przesyłki – InPost.

Masz prawo, na zasadach określonych w RODO, do dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, wniesienia sprzeciwu oraz wycofania udzielonej zgody.

Masz również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W sprawach związanych z ochroną danych skontaktuj się z nami: kontakt@polejmi.pl